Mo. - Fr. | 09.00 - 18.30 Uhr |
Sa. | 09.30 - 14.00 Uhr |
Hesselgasse 37
69168 Wiesloch
Anfahrtsskizze
Das entscheidende Kriterium bei der Wahl Ihres Ordners ist das Format der Papiere, die Sie ablegen wollen. Die Größe von Aktenordner ist (zum Teil) genormt, die Abmessungen der dazugehörigen Ordnerrücken-Etiketten können jedoch von Hersteller zu Hersteller variieren. Hier sind einige gängige Formate und Verwendungszwecke.
Standardformat für Drucker- und Kopierpapier in Deutschland und Europa.
Wussten Sie schon? Neben der "Standard" Zweifachlochung im Abstand von 8 Zentimetern gibt es auch Vierlochsysteme, beispielsweise bei Ringbüchern im Format DIN A5 oder Aktenmappen. In Organizern kommt meist eine proprietäre Sechs- oder Siebenlochung zum Einsatz. Länder mit anderen Papierformaten, wie die USA und Kanada, setzen ein Dreilochsystem für die dortigen Formate wie Letter und Legal ein. Selbst innerhalb Europas gibt es verschiedene, nichtkompatible Systeme: So nutzt beispielsweise Schweden ein Vierlochsystem mit anderen Lochabständen als in Deutschland.
Bevor Sie sich für ein Ordnermodell und die dazugehörigen Etiketten entscheiden, sollten Sie Ihre Anforderungen klären:
Unser Tipp: Starten Sie im Zweifel mit einer schmalen Ordnervariante in Kombination mit schmalen Etiketten. So verbrauchen Sie keinen unnötigen Platz für halbvolle Ordner. Später können Sie den Inhalt immer noch in ein breiteres Exemplar umheften.
Im Normalfall hat jeder Aktenordner ein leeres Etikett zum selbst beschriften. Aber so ein Ordner hat ein langes Leben und oft möchten wir den Rücken neu oder anders beschriften – dann muss ein neues Etikett her.
Um das richtige Ordneretikett zu finden, stellen Sie sich folgende Fragen zu den Eigenschaften: Haben Sie einen schmalen Ordner oder einen breiten? Wie hoch ist der Rücken? Vergleichen Sie die Maße mit den Etikett-Aufklebern und wählen Sie das passendste Exemplar aus. Dann haben Sie noch die Wahl zwischen Einstecketiketten (sofern der Ordner ein entsprechendes Einsteckfach besitzt), durchgehenden Etiketten, Etiketten mit Grifflochaussparung, Jahreszahl oder bunten Farben. Außerdem gibt es die Etiketten aus unterschiedlichen Materialien: Recyclingpapier, beschichtet, wiederablösbar oder permanent haftend.
Die richtige Beschriftung von Orderrücken (auch als Rückenetikett oder Rückenbeschriftung bezeichnet) ist die Grundlage für einen organisierten und leicht zugänglichen Aktenschrank. Wir haben die wichtigsten Beschriftungsoptionen für Sie zusammengefasst.
Der wichtigste Bestandteil der Beschriftung ist der Titel der Unterlagen. Dies sollte kurz und prägnant sein und den Inhalt klar identifizieren.
Geben Sie ein Datum auf dem Orderrücken an, besonders wenn die Chronologie wichtig ist. In den meisten Fällen reicht eine Jahreszahl oder der Projektzeitraum.
Wenn es sich um eine Serie von Dokumenten handelt, versehen Sie die Ordnerrücken mit einer fortlaufenden Nummerierung, um die Reihenfolge zu verdeutlichen.
Wenn die Dokumente unterteilt sind, können Sie die entsprechenden Schlagwörter oder Kategorien auf dem Rücken angegeben.
Unser Tipp: Kennen Sie Colour Coding? Bei dieser Methode nutzen Sie verschiedene Farben für Kategorien oder Themenbereiche. Diese Farbcodierung hilft Ihnen, die Ordner schneller zuzuordnen. Von Avery Zweckform beispielsweise sind Ordnerrücken-Etiketten in vielen unterschiedlichen Farben erhältlich.
Natürlich können Sie Ihre Ordner mit der Hand beschriften. Achten Sie bei dieser analogen Methode darauf, klar und gut lesbar in ausreichender Größe zu schreiben, damit die Informationen leicht zu erkennen sind. Verwenden Sie einen Marker mit einer guten Deckkraft.
Besonders im beruflichen Umfeld ist es jedoch sinnvoll, Ordneretiketten zu bedrucken. Dafür gestalten Sie passende Aufkleber mit den erforderlichen Informationen, drucken sie aus und kleben diese dann auf den Orderrücken. Die Aufkleber sollten eine gute Klebkraft haben (oder rückstandslos wieder ablösbar sein), vollkommen blickdicht und UV-resistent sein – wir empfehlen hier gerne die Etiketten von Avery Zweckform.
Gut zu wissen: In vielen Fällen ist es nützlich, digital gestaltete Vorlagen abzuspeichern – so können Sie immer wieder darauf zurückgreifen, sie modifizieren und neu ausdrucken.
Avery Zweckform steht seit Jahrzehnten für höchste Qualität und innovative Lösungen. Egal ob im Büro, zu Hause oder unterwegs – Avery Zweckform bietet eine vielfältige Auswahl an professionellen Etiketten, individuellen Formularen und praktischem Bürozubehör. Verleihen Sie Ihren Unterlagen eine persönliche Note und optimieren Sie Ihre (Büro-)Organisation. Avery Zweckform – Ihr Partner für perfekte Ordnung und individuelle Gestaltung.
Die hochwertigen Blanko-Etiketten von Avery Zweckform können Sie mit der Avery Design&Print-Software in wenigen Klicks online gestalten und dann bequem sowohl mit Kopierer, Inkjet-Drucker, Laserdrucker als auch mit anderen Multifunktionsgeräten ausdrucken. So können Sie Ihre Akten einfach, schnell und professionell kennzeichnen.
Die Wahl des Ordnungssystems hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Art der Dokumente, die Ordnermenge, wie häufig Sie auf diese zugreifen müssen und persönliche Präferenzen. Wählen Sie ein System, dass gut zu Ihrer Organisationsstruktur passt:
Sinnvoll, wenn der Hauptzugriff auf Dokumente nach Namen erfolgt, beispielsweise nach dem Anfangsbuchstaben des Kundennamens oder des Projekts.
Geeignet, wenn eine klare Reihenfolge oder Hierarchie in den Dokumenten vorhanden ist, beziehungsweise wenn Sie viele Dokumente haben und eine systematische Ordnung herstellen möchten.
Ist dann sinnvoll, wenn die ästhetische Gestaltung im Vordergrund steht oder Sie einen besonders professionellen und organisierten Eindruck vermitteln wollen. Diese Beschriftungsart ist jedoch tatsächlich meist nicht so funktional wie andere Systeme.
Sinnvoll, wenn Sie visuelle Hinweise verwenden möchten, um Kategorien oder Themenbereiche schnell zu identifizieren. Farbliche Beschriftungen können Sie natürlich auch in Verbindung mit anderen Beschriftungsmethoden verwenden.
Dieses System erleichtert Ihnen die Suche nach Informationen, die in zeitlicher Reihenfolge organisiert sind. Ordnen Sie Ihre Ordner nach dem Datum, entweder in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge.
Geeignet, wenn Ihre Dokumente in verschiedene Kategorien oder Projekte unterteilt sind. So können Sie ähnliche Dokumente gruppieren und den Überblick behalten – zum Beispiel auch in Kombination mit der farblichen Beschriftung.
Sinnvoll, wenn Ihre Dokumente bestimmte Schlüsselwörter oder Themen enthalten. Beschreiben Sie den Inhalt des Ordners dafür möglichst genau in einzelnen Worten.
Ist besonders effektiv, wenn viele verschiedene Kategorien vorhanden sind. Zum Beispiel könnten alle Ordner, die zu einem bestimmten Projekt gehören, mit dem gleichen Buchstaben beginnen.
Ist dann sinnvoll, wenn Sie ein automatisiertes Dokumentenverwaltungssystem nutzen. Sie erleichtern den Zugriff und die Verfolgung von Dokumenten, insbesondere in größeren Organisationen mit umfangreichen Archiven.
Unser Tipp: Unabhängig von der gewählten Methode ist Konsistenz wichtig. Stellen Sie sicher, dass das Beschriftungssystem leicht verständlich ist und von allen Nutzern der Ordner kontinuierlich angewendet wird.
Akten, Unterlagen und Rechnungen ordentlich zu führen ist nicht jedermanns Sache. Eine Ordnungscoachin hat für das Chaos im Büro schlaue Lösungen und passende Produkte parat, die dauerhaft Ordnung in eure Dokumente bringen.
Haben Sie jetzt Lust auf mehr Ordnung und Struktur in Ihrem Aktenschrank bekommen? Dann kommen Sie doch mal in unserem Geschäft in Wiesloch vorbei! Hier bieten wir Ihnen eine große Auswahl Ordnern in verschiedenen Größen unterschiedlicher Hersteller an, sowie die passenden Etiketten von Avery Zweckform zum Gestalten und Ausdrucken. Außerdem natürlich alles, was Sie zur Büroorganisation benötigen. Wir von Krauser beraten Sie gerne und freuen uns auf Ihren Besuch!
haben aber weit gelesen! Wenn wir Ihnen telefonisch weiterhelfen können, wählen Sie doch einfach die 06222 / 9238-0 in Wiesloch oder klicken Sie sich durch zu unserer Kontaktseite!